Cómo dar soporte a las computadoras de tu empresa cuando no tienes área de TI.

Receta 1: estandarización agresiva.

La diferencia más grande entre una flota fácil de soportar y una pesadilla está en cuántos modelos distintos manejas. Si tienes 30 personas con 8 modelos de laptop diferentes, soportar eso requiere persona especializada. Si tienes 30 personas con 2 modelos núcleo, casi cualquiera con paciencia puede ayudar.

Estandariza en 2-3 modelos por perfil de puesto. Misma marca, mismo modelo, misma configuración base. Las imágenes corporativas se aplican igual, las partes son intercambiables, el conocimiento se acumula en una sola plataforma.

Cuando contrates a alguien nuevo, dale uno de los modelos estándar — no le compres lo que pidió en la entrevista por capricho. Quebrar el estándar por casos individuales destruye la estandarización.

"La mejor garantía no es un papel firmado; es tener una persona dedicada con nombre y apellido al otro lado del WhatsApp."

Receta 2: proveedor con tiempo de reemplazo garantizado como tu primer nivel de soporte.

Si tu proveedor de equipo tiene tiempo de reemplazo garantizado escrito (reemplazo en 72 horas hábiles hábiles), efectivamente tienes soporte de primer nivel sin contratar a nadie. El proveedor se vuelve tu help desk para hardware.

Esto cambia la economía: en lugar de pagar a un técnico mensual, pagas el costo de soporte incluido en la garantía del equipo. Para empresas pequeñas, es ratio mucho más favorable.

Lo que esto NO cubre: temas de software, configuración inicial, instalación de aplicaciones específicas. Para esos casos, un freelance de TI externo en horas (200-400 pesos/hora) resuelve la mayoría.

Receta 3: documentación mínima pero existente.

No necesitas wiki extenso. Necesitas un par de páginas que cualquiera pueda seguir:

Página 1 — Inventario. Hoja de cálculo con: persona, número de serie, modelo, fecha de entrega, garantía hasta. Que cualquiera pueda consultarla.

Página 2 — Imagen base. Lista de software estándar instalado en cada laptop, configuraciones del navegador, cuentas de administrador. Para cuando hay que configurar un equipo nuevo o reasignado.

Página 3 — Contactos clave. Quién es el proveedor de equipo, su tiempo de reemplazo garantizado, número/correo de contacto. Quién es el freelance de TI de emergencia. URL del gestor de contraseñas. Cuenta de administrador del Microsoft 365 o Google Workspace.

Tres páginas. En total no toma más de un día crearlas y se actualizan cada 6 meses. Esto reemplaza el 80% del valor de un técnico de TI dedicado para empresas chicas.

Cuándo SÍ contratar TI interno.

Como referencia: a partir de 30-50 personas con uso intensivo, conviene una persona de TI parcial. A partir de 80, idealmente alguien de tiempo completo. La señal: cuando los tickets de soporte se vuelven más de 5-8 por semana, ya pasaste el punto donde las recetas anteriores escalan.