Cómo presupuestar la tecnología de una empresa que está creciendo.

La cifra por persona.

Una referencia útil para empezar a presupuestar: $15-25 mil pesos por persona en su primer año. Este número incluye:

Laptop corporativa reacondicionada o equivalente: $10-18K. Monitor adicional para puesto fijo: $2-4K. Periféricos (mouse, teclado, headset, mochila si aplica): $1-2K. Software base (Windows si aplica, Office, antivirus, herramientas comunes): $1-3K. Soporte primer año: $1-2K.

Para nuevo de alta gama, multiplica por 1.5-2x. Para ejecutivos o perfiles especiales (diseño, desarrollo top), súbele 50-100%. Para roles básicos administrativos, puedes bajar a $12-15K.

"El hardware se deprecia desde el minuto uno. El efectivo en tu caja no. Renta lo que se deprecia, compra lo que genera valor."

El presupuesto por escenarios.

El error común al crecer rápido es presupuestar con un solo número de plantilla. La realidad es que casi nunca creces exactamente como planeaste. Mejor proyecta tres escenarios:

Conservador (70% del plan): contratamos lento, equipamos menos. Es tu piso de gasto.

Base (100% del plan): el plan se cumple según roadmap. Es tu cifra central de presupuesto.

Optimista (130% del plan): crecimos más rápido de lo esperado. Es tu plan B — necesitas saber cuánto extra hay que asignar y cómo activarlo.

Equipa para el escenario base. Pero ten claro qué harías en optimista: ¿tienes proveedor que pueda entregar 30 equipos extras en dos semanas? Si no, el optimista te bloquea.

CAPEX vs. OPEX en presupuesto.

Si compras: el gasto se concentra en CAPEX, depreciación a 3-4 años, presupuesto anual variable según contrataciones del año.

Si rentas en leasing operativo: el gasto se mensualiza como OPEX, presupuesto predecible cada mes. Escalas la renta agregando equipos sin tener que hacer una compra grande de fin de año.

Para empresas en crecimiento rápido, leasing simplifica la gestión presupuestal porque la línea es predecible. Para empresas estables, CAPEX puede ser más eficiente.

Frecuencia: anual vs. trimestral.

Si tu plantilla crece menos de 20% al año, presupuesto anual está bien. Si crece más, presupuesto trimestral te permite ajustar según contrataciones reales sin quedarte corto o sobrar.

Y siempre: ten un colchón. 10-15% sobre el presupuesto base para imprevistos (alguien necesita upgrade, contrataste a alguien especial, surge proyecto temporal). Sin colchón, cada caso se vuelve emergencia.

Las líneas que se subestiman.

Reemplazos por rotación. Si tu empresa tiene 15-20% de turnover anual, 15-20% de tu flota cambia de manos al año. La laptop queda; necesitas preparar para reasignación (borrado, reconfiguración) o eventualmente reposición.

Soporte y reparaciones. 5-10% del valor de la flota por año. Si no lo presupuestas, te golpea en gastos misceláneos.

Renovación de flota. Cada 3-4 años se renueva. Si presupuestas año a año sin pensar en la renovación, te llega golpe grande el año del cambio. Mejor reserva una línea anual para el ciclo.